W świecie pracy zwolnienia lekarskie (znane również jako L4) odgrywają istotną rolę, umożliwiając pracownikom regenerację w czasie choroby bez obaw o utratę zatrudnienia. Warto jednak zadać sobie pytanie: co tak naprawdę widzi pracodawca na zwolnieniu lekarskim? Jakie informacje są dostępne, a co pozostaje chronione w imię prywatności pacjenta? Oto, jak działa system elektronicznych zwolnień lekarskich i jakie informacje są udostępniane pracodawcy.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) – jak to działa?
Od 2018 roku obowiązuje w Polsce system elektronicznych zwolnień lekarskich, zwanych e-ZLA. Zastąpiły one papierowe dokumenty, co miało na celu uproszczenie obiegu informacji między lekarzem, ZUS-em i pracodawcą. Lekarz, stwierdzając niezdolność do pracy u pacjenta, wystawia zwolnienie, które automatycznie trafia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), a także do pracodawcy, jeśli pracownik ma odpowiednie ubezpieczenie chorobowe.
System e-ZLA zapewnia szybszą wymianę informacji, eliminuje konieczność dostarczania papierowych dokumentów, ale co najważniejsze, dba o ochronę prywatności pracownika. Dlatego pracodawca nie ma dostępu do pełnych szczegółów medycznych dotyczących przyczyny absencji.
Jakie dane widzi pracodawca na zwolnieniu lekarskim?
Zwolnienie lekarskie przekazane pracodawcy zawiera jedynie podstawowe informacje. Pracodawca ma wgląd w następujące dane:
- Imię i nazwisko pracownika
- PESEL (numer identyfikacyjny)
- Adres, pod którym pracownik przebywa w czasie zwolnienia (jeśli został podany)
- Okres niezdolności do pracy – czyli daty, od kiedy do kiedy pracownik jest zwolniony
- Kod literowy określający ogólną przyczynę niezdolności do pracy
Co istotne, pracodawca nie ma dostępu do tzw. numeru statystycznego choroby, który jest bardziej szczegółowym określeniem diagnozy. Numer ten trafia jedynie do ZUS-u oraz pozostaje w dokumentacji lekarskiej. Oznacza to, że pracodawca nie wie, na co dokładnie choruje pracownik, co chroni jego prywatność medyczną.
Co oznaczają kody literowe na zwolnieniu lekarskim?
Na zwolnieniu lekarskim pracodawca widzi jedynie kod literowy, który w ogólny sposób informuje o przyczynie absencji. Kody te to:
- Kod A – Niezdolność do pracy z powodu tej samej choroby, która wcześniej powodowała absencję (np. kontynuacja leczenia tej samej choroby po krótkiej przerwie, nie dłuższej niż 60 dni).
- Kod B – Niezdolność do pracy spowodowana ciążą. Pracownik może złożyć wniosek, aby ten kod nie był widoczny na zwolnieniu, co zapewnia dodatkową ochronę prywatności.
- Kod C – Niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu. Zwolnienie tego rodzaju nie uprawnia do otrzymania wynagrodzenia za czas choroby.
- Kod D – Niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą. Podobnie jak w przypadku kodu B, pracownik może złożyć wniosek o jego ukrycie.
- Kod E – Choroba zakaźna, której objawy mogą wystąpić po dłuższym czasie.
Kody te stanowią ogólny zarys przyczyny zwolnienia, bez wchodzenia w szczegóły dotyczące stanu zdrowia pracownika.
Ochrona prywatności pracownika
Ochrona danych medycznych jest jednym z fundamentalnych praw pracownika. Z tego powodu system elektronicznych zwolnień lekarskich został zaprojektowany tak, aby pracodawca miał dostęp tylko do niezbędnych informacji, które umożliwiają mu rozliczenie czasu nieobecności. Numer statystyczny choroby, który wskazuje konkretną diagnozę, jest zarezerwowany wyłącznie dla instytucji takich jak ZUS, lekarza oraz samego pacjenta.
Pracownik ma również prawo do złożenia pisemnego wniosku, aby niektóre kody (jak np. kod B dotyczący ciąży czy kod D związany z gruźlicą) nie pojawiały się na zwolnieniu. W ten sposób może chronić szczególnie wrażliwe informacje o swoim stanie zdrowia.
Czy pracodawca może kontrolować zwolnienia lekarskie?
Choć pracodawca nie ma dostępu do szczegółów medycznych, ma prawo do weryfikacji zasadności zwolnienia lekarskiego. Pracodawca może zlecić kontrolę, jeśli ma podejrzenia, że pracownik nadużywa zwolnienia, np. wykonując pracę zarobkową w czasie, gdy formalnie powinien przebywać na zwolnieniu. Taka kontrola ma na celu sprawdzenie, czy pracownik faktycznie przestrzega zasad korzystania z L4.
Reasumując zwolnienia lekarskie są niezbędnym elementem ochrony pracownika w przypadku choroby, a jednocześnie ich system jest tak zaprojektowany, by chronić prywatność pracowników. Pracodawca widzi jedynie podstawowe informacje, takie jak czas niezdolności do pracy oraz kod literowy określający ogólną przyczynę absencji, co pozwala zachować równowagę między ochroną zdrowia pracownika a interesami firmy. W ten sposób system e-ZLA dba o prywatność pracownika, nie ograniczając przy tym praw pracodawcy do weryfikacji absencji.
